Effectief vergaderen

Als bedrijf is het eens in de zoveel tijd nodig om eens goed te vergaderen. Toch zal je zelf ook weten dat niet iedere vergadering even effectief is. Als management wil je natuurlijk dat alle tijd zo effectief mogelijk wordt gebruikt. Hoe zorg je voor een effectieve vergadering? Hier lees je 3 belangrijke tips.

1. Vergaderlocatie

Een belangrijk punt voor een effectieve vergadering is de locatie waar je de vergadering wilt houden. Je kunt er voor kiezen om dit op de eigen locatie te doen, maar het is natuurlijk ook mogelijk om hiervoor een aparte locatie voor te gebruiken. Op een aparte locatie word je niet afgeleid door collega’s of belletjes van klanten, waardoor iedereen de aandacht bij de vergadering kan houden. Ook heeft een vergaderlocatie vaak meerdere inspirerende ruimtes waar je prima een dagdeel kunt vertoeven tijdens een vergadering. Op zoek naar een inspirerende vergaderlocatie? In Nederland hebben we voldoende locaties waar jij voor een dag(deel) een geschikte ruimte kunt huren.

2. Schakel alle apparaten uit

De allergrootste bron van afleiding is tegenwoordig de mobiele telefoon en laptops. Het is dan ook verstandig om bij aanvang van de vergadering alle apparaten uit te schakelen die de aandacht kunnen verstoren. Met name de mobiele telefoons zijn hier een grote boosdoener in. Echter kunnen ook laptops voor afleiding zorgen. Wil je echt effectief vergaderen is het ook aan te raden om alle overbodige laptops uit te zetten. Misschien is het wel handig als er een notulist is met een laptop, zodat alle besproken punten later nog een keer nagelezen kunnen worden. Je kunt er echter ook voor kiezen om de sessie op te nemen en later terug te kijken. Zo hebben de aanwezigen ook geen last van het getik van een laptop.

3. Maak een duidelijke agenda

Zodra de vergadering begint wil je gelijk aan de slag kunnen. Een goede voorbereiding is dan ook van enorm belang. Zorg er daarom voor dat iedereen van te voren een agenda heeft gekregen van de te bespreken punten. Geef deze agenda niet pas op de dag zelf, maar deel deze een aantal werkdagen van tevoren met alle aanwezigen. Zo heeft iedereen de tijd om zich goed te kunnen voorbereiden op de vergadering en iedere minuut effectief gebruikt wordt. Laat ook op tijd weten dat er een agenda gemaakt wordt. Zo heeft iedereen de mogelijkheid om zelf nog wat punten toe te voegen die besproken moeten worden en weet je zeker dat je niet zomaar iets vergeet.